Mengenal Konsep Manajemen dan Sistem Izin kerja Hot Work

Kali ini saya akan membahas mengenai Manajemen Hot work dan sistem Izin kerja Hot Work yang merupakan kelanjutan postingan saya mengenai Hot work yang berjudul “Mari mengenal Hot Work untuk bekerja lebih aman”. 

Secara definisi, Hot work adalah setiap aktivitas atau pekerjaan yang bersifat sementara atau permanen yang melibatkan api terbuka (open-flame) atau menghasilkan permukaan panas dan/atau menghasilkan bunga api yang mempunyai energi cukup untuk mampu menyulut atau memulai kebakaran atau ledakan. Hot work ini termasuk, tapi tidak terbatas pada:

• Penggunaan api terbuka
• Patri (brazing)
• Las Listrik, Las Gas/Karbit (Oxy-Fuel Welding) 
• Pemotongan (torch cutting)
• Grinding
• Soldering
• Torch-applied roofing
• Pengoperasian peralatan penghasil panas, contoh Heat gun

Semua kebakaran dan ledakan yang diakibatkan oleh Hot Work dapat dicegah selama impelementasi manajemen Hot Work nya dilakukan dengan benar dan berkomitmen. Ketika dilakukan dengan benar maka sumber panas hasil dari aktivitas Hot work tidak akan kontak dengan bahan bakar seperti cairan mudah terbakar maupun debu mudah terbakar. Berdasarkan dari sejarah insiden kebakaran atau ledakan yang diakibatkan oleh Hot Work, ada beberapa kesimpulan yang dapat kita tarik sebagai faktor kunci insiden tersebut, yaitu:

• Kegagalan dalam mengidentifikasi dan mengisolasi bahan material kontruksi bangunan yang mudah terbakar dapat meningkatkan kemungkinan dan kerugian kebakaran akibat Hot Work
• Kegagalan dalam mengidentifikasi dan mengisolasi bahan material yang mudah terbakar di sekitar area tempat aktivitas Hot Work dapat meningkatkan kemungkinan dan kerugian kebakaran akibat Hot Work
• Berfungsinya sistem proteksi kebakaran (contoh sprinkler) dapat menurunkan secara signifikan tingkat kerugian kebakaran akibat Hot Work
• Mayoritas kebakaran akibat Hot Work terjadi setelah aktivitas Hot Work selesai dilakukan  atau dalam periode 60 menit setelah selesai pekerjaan. Disinilah peran Fire Watch yang harus tetap berjaga selama dan sesudah aktivitas Hot Work.

PROGRAM MANAJEMEN HOT WORK

Fokus utama dari program Manajemen Hot Work adalah mencari alternatif pekerjaan yang tidak menghasilkan sumber panas baik itu secara penggunaan alat yang tidak menghasilkan sumber panas atau desain yang memungkinkan untuk tidak diperlukannya Hot Work. Jika memang harus dilakukan maka lokasi aktivitas Hot Work dipindahkan ke tempat yang didesain untuk aktivitas Hot Work, jika tidak memungkinkan untuk pindah maka yang harus dilakukan adalah memindahkan atau mengisolasi bahan bakar agar tidak kontak dengan sumber panas. Seberapa pun ukuran kebakaran atau ledakan akibat Hot work, maka itu bisa dilihat sebagai kegagalan program manajemen Hot Work. 

Berbicara mengenai Manajemen Hot work, setiap perusahaan pasti akan mempunyai program manajemen hot work yang berbeda beda yang disesuaikan dengan jenis dan sifat aktivitas pekerjaan di sana. Yang ingin saya jabarkan disini bisa dianggap syarat minimal dari suatu menajemen Hot work yang meliputi Kebijakan, Pelatihan, Penyimpanan Dokumen dan Audit.





KEBIJAKAN

Penting untuk dibuat suatu kebijakan secara formal mengenai program manajemen Hot Work ini karena manajemen perusahaaan bertanggung jawab terhadap keselamatan operasional dari aktivitas pekerjaan Hot Work dan keselamatan semua pegawai perusahaan, termasuk kontraktor yang bekerja dibawah pengawasan manajemen perusahaan. Terkait dengan aktivitas Hot Work, kebijakan yang dibuat harus jelas dalam menjelaskan “Chain of Command” , metode implementasinya dan pemenuhan persyaratan lainnya. Terkait dengan Chain of Command, ini merupakan garis otoritas yang tidak boleh dilanggar mulai dari manajemen puncak hingga level menajeman yang paling bawah, menjelaskan siapa melapor ke siapa dan pertanggung jawabannya.

Pihak manajemen juga harus menunjuk seseorang sebagai program champion untuk program manajemen Hot Work ini. Jika dalam organisasi yang kecil, mungkin orang yang diberi otoritas secara tertulis untuk mengeluarkan izin pekerjaan, untuk organisasi yang besar bisa di letakkan di posisi manajer EHS untuk program championnya. 

Dalam memastikan keselamatan pekerja dan perlindungan, kebijakan ini juga bisa menjelaskan kapan Hot Work harus dilarang sehingga setiap pekerja mengerti garis batasnya. Kebijakan akan tetap menjadi suatu kertas tidak berguna jika ini tidak dikomunikasikan ke semua pekerja perusahaan dan kontraktor. Mereka juga diberi kuasa atau diberi wewenang tanpa takut terhadap konsekuensinya untuk memberhentikan suatu aktivitas Hot Work yang dinilai tidak aman dan berbahaya bagi pekerja tersebut maupun pekerja di sekitarnya. 

Jika dirangkum, secara minimal, kebijakan mencakup pernyataan berikut ini

• Identifikasi pemilik dari program
• Daftar aktivitas Hot Work di kelola oleh program manajemen Hot Work
• Menetapkan area area mana yang di desain untuk hot work, area yang mempunyai resiko tinggi dan area yang dilarang dilakukan Hot Work
• Menetapkan persyaratan dari izin kerja Hot Work termasuk otoritas pemberi izin kerja. Biasanya pernyataan ini akan merefer ke suatu prosedur yang sudah dibuat 
• Menetapkan persyaratan untuk melakukan investigasi dan mendokumentasikan semua insiden kebakaran dan ledakan terkait dengan Hot Work tanpa melihat ukuran kejadian tersebut
• Menetapkan persyaratan untuk menyimpan dokumen aktivitas Hot work
• Menetapkan persyaratan untuk pelatihan untuk pekerja dan kontraktor
• Menetapkan persyaratan area kerja Hot Work harus bersih dari bahan mudah terbakar dan mengisolasi dari bahan mudah terbakar dengan pembatas fisik atau berjarak 11 meter di tempat terbuka
• Menetapkan persyaratan audit program termasuk ruang lingkup dan frekuesni audit
• Dukungan manajemen terhadap program manajemen Hot Work

PELATIHAN

Memberikan pelatihan awal dan pelatihan penyegaran kepada semua pekerja dan kontraktor yang terlibat dalam aktivitas Hot Work dan sistem izin kerja Hot Work (seperti pemberi izin kerja Hot Work, penerima izin Kerja Hot Work, pekerja yang melakukan Hot Work dan pengamat kebakaran (fire watch)). Pelatihan ini, minimal meliputi hal hal berikut ini :

• Implementasi dan control tindakan pencegahan yang diperlukan
• Inspeksi area kerja Hot Work untuk memastikan area aman terhadap potensi kebakaran. Jika terjadi kebakaran, maka notifikasi melalui nomor darurat. Padamkan api jika bisa dipadamkan menggunakan APAR dan tinggalkan area jika sudah tidak bisa dikendalikan lagi.
• Penggunaan APAR atau pemadaman menggunakan hose jika kondisi mengharuskan menggunakan alat tersebut untuk pemadaman api 

DOKUMEN

Menyimpan dokumen programan manajemen Hot Work sebagai bahan untuk Audit. Minimal, dokumen yang disimpan sebagai berikut

• Formulir izin kerja Hot Work
• Prosedur Hot Work
• Laporan terkait kejadian kebakaran dan ledakan akibat Hot Work, termasuk hasi investigasinya yang menunjukkan penyebab kejadian dan tindakan perbaikan untuk mencegah hal yang terulang kembali
• Semua dokumen hasil audit sebelumnya

AUDIT

Melakukan audit secara rutin terhadap program manajemen Hot Work, minimal audit bisa dilakukan setahun sekali. Berikut hal hal minimum yang akan di audit:

• Sistem izin kerja Hot Work
• Record pelatihan Hot Work
• Laporan hasil investigasi kejadian kebakaran dan ledakan akibat Hot Work termasuk daftar semua kejadian

SISTEM IZIN KERJA HOT WORK

Izin kerja Hot Work merupakan suatu dokumen yang dikeluarkan oleh pemberi izin kerja (Orang yang mendapat otoritas secara tertulis untuk mengeluarkan jenis izin yang spesifik) untuk meng otorisasi pekerjaan yang melibatkan Hot Work, di beberapa perusahaan pemberi izin kerja Hot Work dilakukan oleh Fire safety Supervisor. Tujuan utama dari izin kerja ini adalah untuk memastikan semua tindakan pencegahan yang diperlukan telah dilakukan dan dimplementasikan sesuai dengan kondisi dan jenis bahaya yang ada. Dikarenakan setiap area akan mempunyai jenis lingkungan dan tipe bahaya yang berbeda beda maka sebagian besar setiap informasi di formulir izin kerja Hoy Work tidak akan sama isinya, patut dicurigai jika menemukan formulir izin kerja yang isinya COPY PASTE dari tempat lain. Di beberapa perusahaan, izin kerja Hot Work merupakan bagian dari sistem izin kerja (Permit to Work) yang merupakan payung besar dari sistem perizinan kerja.  

Izin kerja Hot Work dibutuhkan untuk semua pekerjaan Hot work apa pun yang bersifat sementara dan di lakukan di luar area yang didesain untuk Hot Work. Sebuah izin kerja Hot Work harus ditangguhkan atau dihentikan dengan segera jika salah satu tindakan pencegahan terganggu fungsinya. Sebagai contoh, jika pasokan air ke hose dalam keadaan tertutup atau tidak adanya APAR di dekat area kerja Hot Work. Selain itu, izin kerja Hot Work harus dibatalkan ketika pekerjaan harus ditunda untuk waktu yang lama atau tidak terbatas.

Area yang didesain Hot Work merupakan area yang tidak memerlukan izin Hot Work untuk melakukan aktivitas Hot Work karena area ini sudah melalui penilaian resiko dan diberi persetujuan oleh pemilik area. Area ini didesain untuk dibuat aman terhadap resiko kebakaran dengan cara salah satunya memastikan tidak adanya bahan bakar di sekitar area tersebut dan juga adanya pembatas permanen yang mencegah spark atau sumber panas keluar dari area kerja. Tetapi terkadang area ini bisa terjadi kebakaran ketika area sudah berubah kondisinya, sehingga pemilik area dan pemberi izin harus secara regular melakukan inspeksi terhadap adanya kemungkinan bahan bakar di sekitar area tersebut atau adanya perubahan kondisi. Contoh area ini adalah Bengkel untuk pabrikasi, ruangan untuk pengelasan dll.

Contoh Area yang didesain Hot Work

Secara umum dalam Sistem izin kerja Hot Work terdapat 2 posisi yang berperan dalam sistem ini yaitu Pemberi izin kerja dan Fire Watch

Tanggung jawab pemberi izin kerja Hot Work:

• Menentukan apakah ada alternatif lain selain Hot Work atau kemungkinan untuk memindahkan lokasi kerja Hot Work ke area yang sudah didesain Hot Work
• Jika Hot Work diperlukan, mengevaluasi lokasi kerja Hot work terhadap potensi bahaya kebakaran yang mungkin akan muncul di lokasi kerja dan menentukan tindakan tindakan pencegahan yang harus dilakukan dan diimplementasikan di lokasi kerja Hot Work untuk memastikan pekerjaan Hot Work dilakukan dengan aman
• Jika aktivitas yang dilakukan berada di area yang mempunyai resiko tinggi, maka pemberi izin harus memastikan adanya pengendalian tambahan sesuai dengan prosedur Hot Work yang telah dibuat, contohnya jika bekerja di dekat area yang mempunyai potensi terbentuknya flammable atmosphere, maka diperlukan adanya purging dan memonitor konsentrasi gas menggunakan gas detector. atau jika terdapat sumber bahan bakar yang ada kemungkinan dapat lepas secara tidak sengaja ke arae kerja, maka dibutuhkan pengendalian tambahan seperti LOTO dll.
• Diskusi dengan pekerja Hot Work dan fire watch 
• Memonitor dan mengawasi secara periodic aktivitas Hot Work
• Jika area anda mempunyai Impairment Program, maka koordinasi dengan koordinator impairment untuk memastikan sistem proteksi kebakaran di area tersebut tidak dalam keadaan Shutdown. Jika dalam keadaan shutdown, maka dibutuhkan pengendalian tambahan.
• Membatasi izin kerja ke satu shift jika memungkinkan. Perpanjangan izin kerja ke shift berikutnya masih diperbolehkan tetapi dengan memasukkan suatu prosedur keharusan kepada pemberi izin selanjutnya untuk memverifikasi semua tindakan pencegahan yang dicantumkan dalam izin kerja Hot Work tersebut, sehingga pekerjaan bisa dilanjutkan dengan aman
• Melakukan pengecekan akhir di area lokasi aktivitas Hot Work setelah aktivitas pekerjaan selesai dilakukan (periode 60 menit setelah fire watch). Area beresiko tinggi wajib dilakukan pengecekan secara fisik ke lapangan. 

Jika pemberi ijin terbatasi dengan sumber daya manusia, maka hal yang bisa dilakukan adalah memberikan pelatihan Hotw Work kepada supervisor pekerja Hot works atau penerima izin kerja sehingga identifikasi bahaya dan penentuan pengendalian akan ditentukan oleh mereka, tetapi otorisasi pemberian izin kerja tetap dikeluarkan oleh pemberi izin kerja Hot Work setelah sebelumnya memverifikasi semua tindakan dan identifikasi bahaya yang telah diisi di formulir izin kerja oleh supervisor telah benar dan memverifikasinya di lapangan.





Tanggung Jawab Fire Watch:

Secara fungsi, Fire watch bertugas mencegah terjadinya kebakaran dengan cara memastikan sumber panas dan bahan bakar tidak bertemu, selain itu siap merespon jika terjadi kebakaran

• Mengawasi area untuk memastikan kondisi aman api selama aktivitas Hot dilakukan
• Tetap dilokasi untuk pengawasan selama jam istirahat. Tunjuk pengganti sementara jika fire watch ingin meninggalkan lokasi
• Memonitor terhadap arah percikan bunga api dan potensi bahaya kebakaran lainnya
• Mampu menggunakan APAR dan mengetahui prosedur kondisi darurat termasuk nomor telepon darurat
• Melakukan pengawasan 30 menit sampai dengan 1 jam (tergantung penilaian resiko atauy prosedur yang telah dibuat) setelah pekerjaan Hot Work selesai dilakukan
• Di beberapa perusahaan asuransi juga mengharuskan pengawasan secara periodic setelah 1 jam pengawasan selesai dilakukan

Secara sistem berikut alur izin kerja Hot Work:

1. Permintaan izin kerja Hot Work oleh pekerja Hot Work ke pemberi izin Hot Work
2. Pekerja menjelaskan ruang lingkup pekerjaan, kapan dilakukan dan dimana lokasi pekerjaan akan dilakukan
3. Pemberi izin kerja akan menentukan apakah diperlukan Hot Work atau tidak, apakah ada alternatif lain atau tidak dan apakah bisa dilakukan di area yang sudah didesain untuk Hot Work
4. Jika diperlukan, maka pemberi izin akan menentukan tindakan pengendalian apa saja yang akan diambil sesuai dengan bahaya dan kondisi area dimana Hot Work akan dilakukan, termasuk kebutuhan adanya Fire Watch. Tindakan pengendalian ini akan tercatat di Formulir izin kerja Hot Work termasuk kapan izin kerja akan expired.
5. Pemberi izin kerja akan menjelaskan bahaya apa saja yang ada di area tersebut dan mengkomunikasikan tindakan pengendalian ke pekerja Hot Work dan fire watch
6. Tanda tangan pemberi izin kerja di Formulis izin kerja untuk menyatakan bahwa tindakan pengendalian sudah dilakukan, dicek dan diimplementasikan untuk mencegah terjadinya kebakaran dan memberi izin aktivitas Hot Work dilakukan
7. Pekerja Hot Work juga bertanda tangan di formulir izin kerja termasuk dengan nama lengkap
8. Aktifitas pekerjaan Hot Work dilakukan
9. Setelah pekerjaan Hot Work selesai dilakukan, Fire watch bertanda tangan di formulir izin kerja bahwa telah dilakukan inspeksi selama periode 1 jam setelah pekerjaan selesai dan menyatakan bahwa area sudah dinyatakan aman api.
10. Formulir izin kerja dikembalikan ke pemberi izin kerja untuk diverifikasi. Izin kerja ditutup setelah pemberi izin kerja memastikan lokasi pekerjaan telah aman api
11. Record izin kerja kemudian disimpan untuk keperluan audit

Kebakaran maupun ledakan akibat Hot Work dapat dicegah selama program manajemen Hot Work diikuti oleh semua pihak termasuk komitmen manajemen untuk tetap menegakkan kebijakan yang telah dibuat untuk memastikan keselamatan pekerja. Semoga bermanfaat postingan ini, dan saya tetap menungg kritikan maupun saran untuk kesempurnaan postingan ini

Berikut link contoh contoh formulir izin kerja untuk digunakan sebagai referensi pembuatan formulir izin kerja di tempat anda
Contoh 1
Contoh 2
Contoh 3

Referensi:

• NFPA 51B, Standard for Fire Protection During Welding, Cutting, and Other Hot Work, Edisi 2014
• FM Global. 2015. Don't Get Burned by Hot Work - P9802. FM Global
• FM Global. 2010. Understanding the Hazard Hot Work - P0032. FM Global
• FM Global. 2017. FM Datasheet - Hot Work Management (10-3). FM Global
• Colonna P.E, Guy R. 2001. Introduction to Employee Fire & Life Safety. NFPA

Subjects:

Fire Risk

Share This: